Tóm tắt lý thuyết
1.1. Các hàm có sẵn trong Excel
– Các ô bảng tính chứa dữ liệu trực tiếp hoặc công thức để tính ra kết quả là dữ liệu số hoặc chữ.
– Công thức đơn giản nhất dùng hàm số gồm dấu “=”, tiếp theo là hàm, ví dụ “=SUM(C3:C7)”.
– Quy tắc chung viết một hàm công thức:
= tên hàm(danh sách đầu vào)
Sau tên hàm là danh sách đầu vào trong cặp dấu ngoặc; dấu phân cách giữa các tham số là dấu “;” hoặc dấu “,” tùy vào cấu hình máy tính.
Ví dụ một hàm
1.2. Các hàm gộp SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT
– Hàm gộp là tên gọi chung các hàm nhận đầu vào là một dãy nhiều số, cho kết quả là một số.
Ví dụ minh họa ý nghĩa của hàm
– Chức năng các hàm:
+ Hàm SUM: tính tổng;
+ Hàm AVERAGE: tính trung bình cộng;
+ Hàm MAX, hàm MIN: tìm giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất;
+ Hàm COUNT: đếm số lượng số;
Chú ý: Áp dụng cho danh sách đầu vào là các ô số hoặc công thức tính ra số
– Đầu vào của các hàm:
+ Danh sách đầu vào là dãy bao gồm các số, địa chỉ ô, địa chỉ khối ô được viết cách nhau bởi dấu “,” hoặc “;”.
+ Ví dụ như hình dưới đây
– Dãy địa chỉ ô và địa chỉ khối ô:
+ Địa chỉ khối ô với dấu “.” ở giữa hoàn toàn tương đương với dãy liệt kê đầy đủ các địa chỉ ở trong khối.
+ Ví dụ: Công thức “=SUM(C3:C7)” hoàn toàn tương đương với công thức “=SUM(C3, C4,C5,C6,C7)”.
– Dùng lệnh thao tác nhanh
Trường hợp hay dùng nhất: Tính tổng của các số liệu trong khối ô là một đoạn liền trong một cột, một hàng.
+ Bước 1. Nhấn chuột vào ô đầu, kéo thả chuột đến ô cuối để chọn khối ô là một đoạn liền.
+ Bước 2. Nháy lệnh 2 trong nhóm Editing của dải lệnh Home.
Hàm SUM (∑) sẽ được điền tự động vào ô trống kế tiếp liền sau khối ô và tổng số xuất hiện trong ô này. Nháy chọn ô sẽ thấy hàm được viết như thế nào trong thanh công thức.
Ghi chú: Chọn ô trống kế tiếp liền sau khối ô số liệu; nháy nút lệnh ∑
– Điền địa chỉ các ô rời rạc
+ Điền từng địa chỉ ô tại vị trí con trỏ soạn thảo đang nhấp nháy chờ như hình sau đây
+ Trường hợp đầu vào là danh sách nhiều địa chỉ ô rời rạc hoặc ô chứa công thức ở nơi khác xa hơn thì không áp dụng được cách thao tác nhanh.
+ Sử dụng các hàm AVERAGE, MAX, MIN, COUNT bằng nút lệnh thao tác nhanh
Bước 1. Nhấn chuột vào ô đầu khối, kéo thả chuột để chọn khối ô là một đoạn liền.
Bước 2. Nháy chuột vào dấu trở xuống bên phải nút lệnh 2 trong dải lệnh Home; xuất hiện danh sách thả xuống.
Bước 3. Nháy chuột vào lệnh cần dùng trong danh sách. Kết quả xuất hiện ở ô cuối dãy.
Danh sách một số hàm gộp hay dùng
+ Sử dụng các hàm AVERAGE, MAX, MIN, COUNT bằng cách gõ tên hàm, điền địa chỉ ô bằng cách nháy chuột hoàn toàn tương tự như hàm SUM.
Ghi chú: Chọn ô trống kế tiếp liền sau khối ô số liệu; thực hiện tiếp Bước 2
1.3. Thực hành
Bài tập 1. Mở tệp “ThucHanh.xlsx” điền thêm giá trị nhỏ nhất của mỗi cột số liệu Chiều cao, Cân nặng, BMI vào các ô dưới cùng của cột tương ứng
Hướng dẫn thực hiện:
Đầu tiên chọn khối ô cần tìm giá trị nhỏ nhất, sau đó nháy chọn lệnh Σ chọn Min để tìm giá trị nhỏ nhất.
Giá trị nhỏ nhất
Bài tập 2. Sửa lại một ô số liệu bất kì trong 5 hàng đầu tiên của bảng để không còn là số nữa, ví dụ thêm chữ cái X vào trước. Kết quả đầu ra của các hàm gộp liên quan đến ô này thay đổi thế nào? Giải thích tại sao.
Hướng dẫn thực hiện:
Khi ta thêm chữ X vào 5 hàng đầu tiên:
Thêm chữ X vào dữ liệu
Khi đó vị trí cuối cùng của cột Chiều cao thành 0.00 khi ta thực hiện hàm Min. Vì khi ta thêm chữ X vào đầu dữ liệu thì kết quả thành chữ và nằm bên trái. Và ta không thể tính toán kết quả bằng chữ được nên kết quả hiện 0.00.
– Excel có sẵn nhiều hàm xử lí dữ liệu; các nút lệnh để sử dụng các hàm gộp hay dùng như SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT có trong nhóm lệnh Editing của dải lệnh Home. – Danh sách đầu vào cho một hàm có thể gồm dữ liệu trực tiếp địa chỉ ô, địa chỉ khối ô; được gõ nhập trực tiếp hoặc điền bằng cách nháy chuột chọn ô. – Excel biết tự động điền danh sách đầu vào cho các hàm gộp dữ liệu từ một dãy ô liền nhau khi đã đánh dầu chọn ô có vị trí thích hợp. |
---|
Bài tập minh họa
Bài tập 1: Quy tắc chung viết một hàm trong Excel có dạng như thế nào?
Hướng dẫn giải:
Quy tắc chung viết một hàm trong Excel có dạng: = Tên hàm(danh sách đầu vào).
Bài tập 2: Tại ô A1 chứa giá trị là 12, B2 chứa giá trị 28. Tại C2 ta gõ công thức MIN(A1,B2) thì kết quả tại ô C2 là bao nhiêu?
Hướng dẫn giải:
Tại ô A1 chứa giá trị là 12, B2 chứa giá trị 28. Tại C2 ta gõ công thức MIN(A1,B2) thì kết quả tại ô C2 là 12. Vì hàm MIN(A1,B2) cho giá trị nhỏ nhất giữa 2 giá trị 12 và 28
Bài tập 3: Danh sách đầu vào có thể là gì?
Hướng dẫn giải:
Danh sách đầu vào có thể là:
+ Dãy số liệu trực tiếp
+ Địa chỉ một ô
+ Dãy địa chỉ ô, khối ô.